Tryggingaverndar ehf. er umhugað um og ber skylda til að fara eftir reglum um persónuvernd og ábyrga meðferð persónuupplýsinga. Markmið persónuverndarstefnu Tryggingaverndar ehf. er að upplýsa þig um þær persónuupplýsingar sem við söfnum um þig, hvernig þær eru notaðar og hver réttindi þín eru, með það fyrir augum að tryggja sanngjarna og gagnsæja vinnslu í samræmi við gildandi persónuverndarlög. Við hvetjum þig til að kynna þér stefnuna vel.
Persónuverndarstefna þessi byggir á gildandi lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 og almennu persónuverndarreglugerð Evrópuþingsins og ráðsins nr. 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga, einnig þekkt sem „GDPR“.
1. Upplýsingar um Tryggingavernd ehf.
Tryggingavernd ehf., Síðumúla 13, 108 Reykjavík, kt. 571114-1510, er ábyrgðaraðili sérhverra persónuupplýsinga sem við vinnum um þig í tengslum við þá þjónustu sem við veitum þér sem viðskiptavini okkar, hvort sem er ráðgjöf eða milliganga um miðlun og framkvæmd vátryggingasamninga. Þegar vísað er til „þín“ eða „notenda“ í stefnu þessari er átt við viðskiptavini Tryggingaverndar ehf.
Hafir þú spurningar um stefnu þessa eða viljir þú koma á framfæri kvörtun eða beiðni vegna vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við þjónustu Tryggingaverndar ehf., biðjum við þig að hafa samband við sérstakan tengilið félagsins með bréf- eða tölvupósti. Tryggingavernd ehf. mun bregðast við erindi þínu eins fljótt og auðið er með skriflegum hætti.
Tryggingavernd ehf.
Síðumúla 13, 108 Reykjavík
B.t. Mikael Nikulásson
Netfang: mikael@tryggingavernd.is
2. Persónuupplýsingar sem Tryggingavernd ehf. vinnur um þig
Persónuupplýsingar eru hvers kyns persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem má rekja til tiltekins einstaklings. Með því er átt við að hægt sé að auðkenna einstakling beint eða óbeint með upplýsingunum.
Við ráðgjöf og/eða miðlun vátryggingasamninga óskar Tryggingavernd ehf. eftir margháttuðum upplýsingum um þig, allt eftir eðli máls hverju sinni. Tryggingavernd ehf. óskar ávallt eftir nafni, kennitölu, tölvupósti, símanúmeri og heimilisfangi. Tryggingavernd ehf. kann að óska eftir upplýsingum um skuldastöðu, tekjur, eignir og fjölskylduaðstæður. Við umsóknir um vátryggingasamninga kunnum við að óska eftir heilsufarsupplýsingum um þig. Allt er þetta í samræmi við lög um miðlun vátrygginga nr. 32/2005 og leiðir af eðli og gerð vátryggingasamninga.
Við rekstur og framkvæmd vátryggingasamninga þinna skráir og vistar Tryggingavernd ehf. allar aðgerðir þínar, en það er nauðsynlegt til þess að félagið geti efnt samningsskyldur sínar við þig, meðal annars til að aðstoða við iðgjaldsgreiðslur eða hafa milligöngu um tjónakröfur þínar. Einnig vinnur Tryggingavernd ehf. upplýsingar um vátryggingartaka mismunandi vátryggingafélaga á sama grundvelli.
Tryggingavernd ehf. vinnur með persónuupplýsingar til að halda utan um markhópa og vinna skýrslur sem byggja á tölfræðilegum upplýsingum um viðskiptavini. Þetta er gert í þeim tilgangi að bæta þjónustu og mæta betur þörfum viðskiptavina. Með þínu samþykki vinnur Tryggingavernd ehf. persónuupplýsingar til að greina vátryggingavernd þína í þeim tilgangi að veita betri og einstaklingsmiðaðri þjónustu og ráðgjöf.
3. Heimild Tryggingaverndar ehf. fyrir vinnslunni
Notkun þeirra persónuupplýsinga sem Tryggingavernd ehf. hefur undir höndum fer eftir því í hvaða tilgangi þeirra er aflað. Tryggingavernd ehf. vinnur persónuupplýsingar til að:
a. Uppfylla samningsskyldur Tryggingaverndar ehf.
Tryggingavernd ehf. vinnur persónuupplýsingar sem félagið safnar frá þér til að uppfylla og viðhalda samningssambandi og samningsskyldum sínum við þig og þau vátryggingafélög sem þú felur Tryggingavernd ehf. að eiga viðskipti við. Tilgangur vinnslunnar er einkum að hafa milligöngu um réttmæta upplýsingagjöf til vátryggjanda og, þegar vátryggingasamningur er kominn á, að halda utan um framkvæmd hans, s.s. réttar greiðslur og aðstoð vegna tjónakrafna.
b. Uppfylla lagaskyldu
Á Tryggingavernd ehf. hvíla lagalegar skyldur til að afla persónuupplýsinga í ákveðnum tilgangi. Má þar nefna að Tryggingavernd ehf. skal veita viðskiptavinum sínum þarfagreiningu og ráðgjöf um réttar vátryggingar samkvæmt 31. gr. laga nr. 32/2005 um miðlun vátrygginga.
c. Tryggja lögmæta hagsmuni Tryggingaverndar ehf.
Í þeim tilvikum þegar vinnsla er nauðsynleg vegna lögmætra hagsmuna Tryggingaverndar ehf. kunnum við að vinna persónuupplýsingar um þig umfram það sem þarf til að uppfylla og framfylgja samnings- og lagaskyldu, nema hagsmunir þínir vegi þyngra. Tryggingavernd ehf. vinnur persónuupplýsingar þínar á þessum grundvelli einkum í tengslum við eigna- og öryggisvörslu og markaðssetningu, s.s. viðskiptamannahald, frumkvæðisráðgjöf, endurbætur á þjónustu og vöruþróun.
d. Á grundvelli samþykkis
Tryggingavernd ehf. vinnur aðeins með persónuupplýsingar þínar í lögmætum tilgangi eða samkvæmt upplýstu samþykki. Þú veitir Tryggingavernd ehf. persónuupplýsingar af sjálfsdáðum í því skyni að eiga vátryggingaviðskipti. Þessum upplýsingum er safnað á grundvelli samnings- og lagaskyldna. Bein markaðssetning gagnvart öðrum en viðskiptavinum byggir á samþykki viðkomandi. Tryggingavernd ehf. kann að hafa samband við þig í viðskiptalegum tilgangi ef þú veitir samþykki fyrir því. Tryggingavernd ehf. mun ekki nota upplýsingarnar í öðrum tilgangi án þess að afla sérstaklega samþykkis þíns fyrir slíkri vinnslu.
4. Hverjir vinna með persónuupplýsingar þínar?
Að því marki sem nauðsynlegt er til að framfylgja samningsskyldum Tryggingaverndar ehf. við þig hafa starfsmenn félagsins aðgang að persónuupplýsingum. Auk þess hafa þjónustuaðilar sem vinna persónuupplýsingar í þágu Tryggingaverndar ehf. aðgang að þeim. Það eru einkum vátryggingafélög, fyrirtæki sem veita upplýsingatækniþjónustu, banka- og fjármálaþjónustu, lögmenn, læknar og annað heilbrigðisstarfsfólk og sölu- og markaðsþjónusta. Auk þess ber Tryggingavernd ehf. skylda til að veita opinberum aðilum aðgang að persónuupplýsingum á grundvelli lagaskyldu, s.s. skattyfirvöldum, eftirlitsaðilum, lögregluyfirvöldum, skiptastjórum og dómstólum.
5. Miðlun utan Evrópska efnahagssvæðisins
GDPR gildir í öllum ríkjum innan Evrópska efnahagssvæðisins („EES-svæðisins“) og er miðlun persónuupplýsinga innan EES-svæðisins því ótakmörkuð að því marki sem hún byggir á lögmætum vinnslugrundvelli. GDPR takmarkar hins vegar miðlun persónuupplýsinga til landa utan EES-svæðisins, þ.á m. til Bandaríkjanna. Tryggingavernd ehf. hefur enga samningsaðila utan EES-svæðisins, en ekki er útilokað að persónuupplýsingum sé miðlað til landa utan þess í einhverjum tilfellum, s.s. vegna alþjóðasamninga. Tryggingavernd ehf. ber ábyrgð á því að tryggja að viðeigandi verndarráðstafanir séu til staðar við miðlun persónuupplýsinga svo fullnægjandi vernd þeirra sé tryggð. Því miðlar Tryggingavernd ehf. aðeins persónuupplýsingum til aðila sem falla undir reglur um friðhelgisskjöld (e. Privacy Shield).
6. Hversu lengi eru upplýsingar varðveittar?
Persónuupplýsingar eru varðveittar á meðan viðskiptasamband varir og lög mæla fyrir um, eða viðskiptahagsmunir Tryggingaverndar ehf. krefjast og málefnaleg ástæða er til. Að jafnaði eru persónuupplýsingar sem falla undir lög um bókhald varðveittar í 5–7 ár frá sérhverjum viðskiptum. Þegar upplýsingar eru ekki lengur nauðsynlegar til að uppfylla samningsbundnar skyldur við þig eða lagaskyldu er þeim eytt. Þó varðveitir Tryggingavernd ehf. hugsanlega upplýsingar sem hafa sögulegt gildi fyrir félagið.
7. Réttindi þín
Þú nýtur ákveðinna réttinda samkvæmt lögum í tengslum við vinnslu Tryggingaverndar ehf. á persónuupplýsingum um þig. Í þeim felst réttur til að:
- óska eftir upplýsingum um hvernig Tryggingavernd ehf. vinnur persónuupplýsingar og fá afrit af þeim;
- óska eftir því að Tryggingavernd ehf. eyði upplýsingum um þig, leiðrétti óáreiðanlegar persónuupplýsingar eða fullgeri ófullkomnar persónuupplýsingar;
- óska eftir því að Tryggingavernd ehf. takmarki vinnslu í ákveðnum tilfellum;
- óska eftir því að fá persónuupplýsingar á aðgengilegu og tölvutæku sniði og fá þær sendar öðrum aðila.
Rétt er að tilgreina að Tryggingavernd ehf. er heimilt í afmörkuðum tilfellum að hafna því að persónuupplýsingum um þig sé eytt, þær fluttar eða að þú fáir aðgang að gögnum. Tryggingavernd ehf. mun eftir bestu getu tryggja að upplýsingar um þig séu áreiðanlegar og uppfærðar þegar þess þarf.
Þú átt einnig rétt til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga í ákveðnum tilvikum, s.s. vinnslu í þágu beinnar markaðssetningar. Tryggingavernd ehf. mun hætta vinnslu persónuupplýsinga ef þú andmælir henni í slíkum tilvikum, nema lagaskylda hvíli á félaginu eða lögmætir hagsmunir gangi framar hagsmunum þínum.
Þér er ávallt heimilt að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef þú telur að vinnsla okkar sé þvert á gildandi löggjöf. Ef þú vilt frekari upplýsingar um réttindi þín eða hvernig þú getur nýtt þau biðjum við þig að hafa samband við tengilið Tryggingaverndar ehf. (sjá samskiptaupplýsingar í lið 1).
8. Afturköllun samþykkis
Þegar þú hefur veitt Tryggingavernd ehf. persónuupplýsingar þínar með samþykki og af sjálfsdáðum getur þú alltaf afturkallað samþykki þitt. Vinnsla á upplýsingum þínum fram að afturköllun er þó lögmæt. Tryggingavernd ehf. tekur við hvers kyns afturköllun en óskar þess að hún sé skrifleg og þannig úr garði gerð að ekki sé vafi á að hún stafi frá þér. Afturköllun samþykkis getur haft þær afleiðingar að Tryggingavernd ehf., eða vátryggingafélag þitt, geti ekki komið á samningssambandi eða uppfyllt samningsskyldur við þig.
9. Öryggi og vernd persónuupplýsinga
Tryggingavernd ehf. hefur gert viðeigandi ráðstafanir til að tryggja fyllsta öryggi persónuupplýsinga þinna gegn misnotkun, röskun, tjóni og óheimilum aðgangi, breytingum eða birtingu. Ráðstafanirnar eru fólgnar í:
- innleiðingu tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana sem ætlað er að tryggja viðvarandi trúnað, uppitíma, rekstraröryggi og álagsþol vinnslukerfa og þjónustu;
- stýringu aðgengis einstaklinga að starfsstöð okkar og öryggisvörslu;
- stýringu aðgengis starfsfólks og annarra að kerfum eða skjölum sem hafa að geyma persónuupplýsingar;
- því að tryggja að þjónustuaðilar sem hafa aðgang að persónuupplýsingum notenda hafi gert viðeigandi verndarráðstafanir.
10. Breytingar á persónuverndarstefnu
Stefna þessi verður uppfærð reglulega í samræmi við breytingar á meðferð persónuupplýsinga til að endurspegla meðferð þeirra hjá félaginu hverju sinni. Tryggingavernd ehf. hvetur þig til að skoða stefnuna reglulega til að vera upplýst(ur) um hvernig félagið notar og verndar persónuupplýsingar þínar.
Útgáfa 01.01.2025